ビジネスシーンにおける「コミュニケーション能力」とは？
コミュニケーション能力とひとことで言っても、求められるものは環境で変わります。ビジネスシーンにおけるコミュニケーション能力とは、以下のことができる能力を指します。
- 人に理解させる・納得させる力
- 論理的に伝える力
- これらの能力によって、他の人を巻き込む力
これらをまとめて、コミュニケーション能力と言われています。
目次
コミュニケーション能力の3つの要素
コミュニケーション能力は、3つの要素に分解できます。
- 伝える力
- 受け取る力
- 非言語のコミュニケーション
それぞれの要素を、もう少し詳しく見ていきましょう。
伝える力
伝える力とは、自分の伝えたいことを相手に正確かつ効果的に伝える能力のことです。
これは要件を伝えることだけではなく、適切な手段を使って相手に過不足なく情報を伝えるられるかどうかがポイント。伝える力が高い人は、短い言葉で相手に物事を伝えることができます。
逆にこの伝える力がないと、相手に物事を伝えるのに時間がかかってしまったり、場合によっては誤解を与えてしまったりします。
伝えた結果、相手に自分の望む行動を促せられると、ビジネスでもスムーズに成果が出せるでしょう。
受け取る力
受け取る力とは、相手の伝えたいことを意図まで含めて理解する能力のことです。言葉通りに理解するだけではなく、理解があいまいな部分については質問することも含まれています。
非言語のコミュニケーション
非言語のコミュニケーションとは、いわゆる「空気を読む」能力やボディーランゲージのことです。言葉で直接表現されていないものを読み取ることがポイントです。
- 表情や声
- 文脈や話の流れ
- 背景
これらの情報を材料にして、伝える能力や読み取っていきます。
非言語コミュニケーションを効果的に使うことで、人間関係をより円満にしたり、情報をより効率に集めたりすることなどが可能になります。
コミュニケーション能力を向上させるメリット
コミュニケーション能力は生まれ持ったものだと思われがちですが、後天的に能力を向上させることができます。コミュニケーション能力を鍛えることで、ビジネスで成果を出しやすくなります。
具体的には以下のようなメリットがあるでしょう。
- 伝達ミスが少なくなる
- 短く簡単に相手に物事を伝えられる
- 相手の考えをその背景まで読み取れる
- 友好的な関係を築きやすくなる
コミュニケーション能力を向上させるために大切なのは、「相手のせい」にしないことです。相手のせいにしてしまうと、「自分が悪くない」と感じてしまい、コミュニケーション能力を向上させる必要性すら感じなくなってしまいます。
いかなる相手であっても、相手に伝わっていなければ、自分の責任だと考えて取り組みましょう。
コミュニケーション能力を鍛える7つの方法
コミュニケーション能力を鍛えるには、以下の7つの方法があります。
1.話題になりそうなもの探し、情報収集を行う
2.ジェスチャーを交える
3.具体性を持って話す
4.相手に興味を持つ
5.相手との共通点を探す
6.相槌を打つ
7.相手と話すトーンを合わせる
1.話題になりそうなもの探し、情報収集を行う
情報の取捨選択を行うことは、コミュニケーション能力を鍛える上でとても大切です。
と言うのも、相手が興味を持っている話題に対しての情報を持っていることで、相手の共感を得やすくなるからです。たとえば、
- テレビ
- 天気・気候
- 出身地や地元の話題
- 仕事
- 食べ物
- 健康
- 家庭
- 趣味
などなど、相手に合わせて興味がありそうなものの話題をうまく提供できると、会話をスムーズに進めやすくなります。
2.ジェスチャーを交える
ジェスチャーを交えるのも効果的です。ジャスチャーは、ノンバーバル（非言語）コミュニケーションとも言われています。
- 表情
- 声の抑揚
- 身振りや手振り
同じ言葉でも、抑揚の付け方や表情で相手に違ったニュアンスで伝わることもあります。
「言葉では褒めているけれどあまり嬉しくない」
なんて言われたことがあるなら、ジェスチャーや相槌の使い方が間違っているかもしれません。
そんなときには、このジェスチャーがうまく使えているかどうか考えるとよいでしょう。
3.具体性を持って話す
コミュニケーション能力を向上させるためには、具体的に話すことを意識しましょう。
「話しているうちに何を伝えたいかわからなくなってしまった」
なんてことはありませんか？
それは会話に具体的な目的がなかったり、抽象的な話に終始してしまっているからです。
こうした状態を回避するためには、「相手に何を伝えたいか」はっきりさせ、会話の流れを組み立てることが必要です。
- 相手にどんな行動をして欲しいのか
- そのためにどんな手順で伝えれば良いのか
上記の2点を意識しているだけで、伝わりやすさは大きく変わります。
4.相手に興味を持つ
相手に興味を持つことは大切です。相手がどんな考えを持っていて、今どんな状態なのか、何か困っていることはないか。
些細なことでも、相手が喜んでもらえることであれば実行してみましょう。
コミュニケーション能力が高い人は、細やかな気配りをとても大切にしています。
5.相手との共通点を探す
特に初対面の人とは、自分と相手の共通点を探すようにしましょう。
共通点を少しでも見つけやすくするためには、自分の興味関心のアンテナを常に高く張っておくことが重要です。相手との共通点が見つけられるとお互い安心することができ、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
6.相槌を打つ
適切なタイミングで、相槌をするようにしましょう。ポイントは以下の3つです。
- 単純な相槌ではなく、バックトラッキングを心がける
- うなづくなどのジェスチャーを心がける
- 相手の目を見て話を聞く
バックトラッキングとは、いわゆるおうむ返しのこと。
「なるほど」「そうですね」などの単純な切り返してではなく、「そうですね、今日は寒いですね」など、相手の言ったことをあえて繰り返します。こうすることで、「あなたの話に興味を持っていますよ」と暗に相手に伝えられます。
ただし使いすぎると逆効果なので、重要なことや共感してほしそうな内容に対して、使うのがおすすめです。
7.相手と話すトーンを合わせる
相手と話すトーンを合わせることを「ペーシング」と言います。
具体的には以下のようなことを意識しましょう。
- 相手と話すスピードを合わせる
- 同じものを食べる、食べる、飲むなど動作のタイミングを揃える
- 相手と感情を合わせる
単純なテクニックですが、「相手は自分の話を聞いてくれている」という印象を抱きやすくなります。
コミュニケーション能力を鍛えて、ビジネスで効果的に成果を出そう
今回は、コミュニケーション能力を鍛える方法やメリットをお伝えしました。
コミュニケーション能力を向上させる、といっても難しいことではありません。いますぐ実践できる簡単なものもたくさんあります。
コミュニケーション能力は先天的なものではなく、後天的に鍛えられるということがイメージできたのではないでしょうか。
まずは相手とトーンを合わせたり、相手のことを思いやることからはじめてみてください。]]>