会議の進め方ってどんなふうにすればいいの?

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コラム

会議もしくはMTGという会社やチームもあると思います。そんな会議の勧め方ってみなさんご存知ですか?適当に会議を進めることはなんの生産性もあがりません。

そこで、今回は会議についての進め方を紹介します。

会議の目的

出典元:写真AC

会議の目的とは、簡単にいうと4つに分けられます。

事前に準備すべき内容は異なりますので、開催する会議の目的がどの種類に該当するのかをしっかりと把握するようにしましょう。

  1. 伝えるための会議
  2. 提案するための会議
  3. 生み出すための会議
  4. 決定するための会議
  5.  

の4つになります。詳しく紹介していきます。

伝えるための会議

「指示を出す」「依頼をする」「状況を報告する」などが該当します。

伝達事項が漏れないようにします。そして、簡潔に話せるように準備しておくことが大切になります。ここでの伝えるための会議とは、部下や上司への状況報告が主になります。

提案するための会議

「新しい施策」「問題への対策を提案する」などが該当します。

発表者は事前に必要な情報を収集・整理しておきます。会議において、提案が有効であるかを説明できるようにしておく必要があります。

つまり上司への意見をする場、将来的な話し合いをすることして設ける会議が主になります。

こういう場合の会議は、先月の売り上げ等過去の報告は一切不要になります。

生み出すための会議

「ブレストで新しい案を生み出す」「自由に意見交換をして視野を広げたりする」などが該当します。

意見交換をする際にはお題をあらかじめ決めておきます。実際の会議中には、他人の発言やアイデアを批判せず、良い案として肯定をしていきます。云うならば馴れ合いの会議になります。

どんなに成功しないだろう提案でも、肯定をしていきつつお互い気持ちよく会議するスタンスになります。

堅苦しい会社では、あまり採用されない会議システムですが、生み出すということは、勢いのあるベンチャー企業などは積極的に採用している会議方式です。

決定するための会議

「物事を前に進めるため」「現状を打破するため」などが該当します。

何をどこまで決めれば良いのか、意思決定を行うために必要な情報はなにか等、どのように決定するのかといったことを細かく事前に決めておくようにしましょう。

決定するための会議ですので、事前に決まった案を採択する・事業の方向性などを決める会議になります。

こういった会議は、社長、部長などのポジションがいる場合が多いです。

つまり、会社や事業、プロジェクトの命運をかける場合の会議に採用していることが多いです。

ファシリテーションとは?

ファシリテーションとは、会議の議論や進行を円滑にし、会議の目的を達成するためのサポートスキルのことを指します。

わかりやすく云うと、意思決定(または合意形成)会議の場合は、参加メンバー全員の納得を得ることになります。

意見、アイデア出し(ブレインストーミング)の議論会議の場合は発言を引き出すためのスキル全般を指します。

 報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議

コミュニケーション会議の目的は伝えることになります。

参加者同士が、担当分野の内容を話し、情報共有をします。
オリエンの場合は、企業の方針やルールを新人に伝える場としましょう。

キックオフの場合は、プロジェクトの目的や個人の役割分担を伝える場としましょう。

詳しくはこちらに記載しています。

会議のお役立ち情報

挨拶のポイント

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会議が始まることを参加者に伝えます。そして、参加者に対して集中を促すことが最初の挨拶の目的になります。

Point.1

まずセンターに立ち「本日はご多忙の中、お集まりいただきありがとうございます」と感謝を伝えましょう。

もちろん、仲間であれば、軽い挨拶で構いません。

大切なことは「挨拶をする」ことです。

Point.2

会議の目的、テーマ、結論を出す時間を告げましょう。

ここで時間を時間を決めることで、参加者も時間を意識して会議に参加することができます。

勿論、時間内に終わらすことが大前提ですが、盛り上がったりした場合に会議の時間が超えてしまう場合が中にはあると思われます。

それは、会議自体の目的、目標などが定まっていないからです。

Point.3

前回の会議の内容について軽く振り返りましょう。
前回の会議で出た有意義な意見は、再度ピックアップすることで流れを自然と引き継ぐことができます。

初回であれば、この部分は省いて構いません。

「今日の会議の目的は◯◯です。◯時までに結論を出したいと思っておりますので、ご協力よろしくお願いいたします」とわかりやすくはっきりと伝えましょう。

最初の挨拶は会議の概要を伝えることを忘れずにしましょう。

今回から初めて会議に参加する人がいたとしても、概要を話すことで流れを掴むことができます。

Point.4

「質問・意見がある場合は、挙手をお願いします」など発言方法についても伝えておきましょう。

そしてもうひとつ重要となるのが、最後の挨拶です。
ファシリテーターは時間内に有意義な結論を出すだけでなく、参加者たちに「この会議に参加してよかった」と感じてもらう締めくくりをしましょう。

ファシリテーターとは?

ファシリテーションを専門的に担当する人のことをいう。 ファシリテーター自身は集団活動そのものに参加せず、あくまで中立的な立場から活動の支援を行うようにすること。

Point.4

基本的には、最後は会議の内容をまとめて決定事項を述べます。

会議の成果、会議の目的が達成されたことを伝えましょう。伝えることで、会議をした意味や意義を参加者に感じさせることが出来ます。

この部分がないと「今日の会議は何のために行われたのか?」と不安や不満を抱く場合がありますので、必ず目的は達成されたことを伝えましょう。

締めに「素晴らしい意見をいただきありがとうございました」など、シンプルな言葉で感謝の気持ちを述べましょう。

https://life.link-a.net/job/1039/

記事内の情報は2019/09/15時点のものです。

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